Wie beantrage ich ein beBPo?

Schritt für Schritt zum beBPo

Sichere Übermittlungswege 

Die Infografik zeigt für jede Personengruppe den dazugehörigen sicheren elektronischen Übermittlungsweg, um mit Gerichten zu kommunizieren. Für Anwältinnen und Anwälte ist der sichere Übermittlungsweg das beA, für Notarinnen und Notare das beN, für Steuerberaterinnen und Steuerberater das beSt, für Behörden das beBPo, für Bürgerinnen und Bürger sowie für Organisationen das eBO und für Privatpersonen ist es das MJP. Da es in diesem Beitrag um Behörden und die Beantragung eines beBPo geht, sind diese Kacheln rot hervorgehoben. Wollen die hier genannten Gruppen mit den Gerichten in Kontakt treten, um z. B. etwas einzureichen, so senden Sie ihre Nachrichten/Dokumente über ihr jeweiliges elektronisches Postfach (den sicheren Übermittlungsweg). Die Gerichte wiederum antworten aus ihrem eigenen Postfach heraus an die Personengruppen zurück. Die gesamte Kommunikation mit den Gerichten bzw. mit der Justiz findet also über die hier in der Mitte aufgelisteten Postfächer statt.

Alle Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind berechtigt ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) zu besitzen. Für die Nutzung dieses Postfachs ist eine bestimmte Software nötig, zum Beispiel die „Governikus COM Vibilia beBPo Edition“, ein sogenannter Sende- und Empfangsclient (Intermediärsdienst). Dieser wird vom Land Hessen empfohlen und kostenlos zur Verfügung gestellt (siehe Beitrag Antragstellung - Prüfung der VoraussetzungenÖffnet sich in einem neuen Fenster auf der Seite Das besondere elektronische BehördenpostfachÖffnet sich in einem neuen Fenster des Hessischen Ministeriums für Digitalisierung und Innovation), weshalb die unten folgenden Einrichtungsschritte auf der Voraussetzung der Nutzung dieser Software beruhen. Aber auch andere Anwendungen sind möglich, eine Auswahl an weiteren ProgrammenÖffnet sich in einem neuen Fenster listet die Homepage des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs auf. Bitte erkundigen Sie sich eigenständig über die Einrichtung der Software anderer Anbieter.

Bei der Inbetriebnahme eines beBPo gibt es zwei Fälle voneinander zu unterscheiden: die beBPo-Neueinrichtung und die Umwandlung eines EGVP-Postfachs in ein beBPo. 

beBPo-Neueinrichtung 

Voraussetzung, Installation und Inbetriebnahme

Für die Neueinrichtung gilt folgendes:

Die oben genannte Software, die „Governikus COM Vibilia beBPo Edition“, respektive der Sende- und Empfangsclient, ist nötig, um ein beBPo zu beantragen und zu betreiben.

• Um die Software herunterladen zu können, müssen Sie zuerst ein beBPo bei der für Sie zuständigen „benannten Stelle“ beantragen. In Hessen sind das für Landesbehörden die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) und für Kommunen die ekom21 – KGRZ Hessen.
• Um das Kennwort für den Download der „Governikus COM Vibilia beBPo Edition“ zu beantragen füllen Sie bitte den „Antrag auf Mitteilung des Kennwortes für den Download der Client-Software“ aus (zu finden im Downloadbereich des Beitrags Anleitung - Installation und Konfiguration der Client-SoftwareÖffnet sich in einem neuen Fenster auf der Seite Das besondere elektronische BehördenpostfachÖffnet sich in einem neuen Fenster des Hessischen Ministeriums für Digitalisierung und Innovation (HMD))“. Sie können den Antrag entweder per Post, per E-Mail oder per Ticket bei der HZD einreichen. Die Adressen finden Sie im Beitrag „Anleitung – Ausfüllen des Antrags“, ebenfalls auf der Seite „Das besondere elektronische Behördenpostfach“.
• Nach Erhalt des Kennworts laden Sie die Software über HessenDrive herunter und installieren Sie diese. Den Link zur Software finden Sie im Beitrag Anleitung - Installation und Konfiguration der Client-SoftwareÖffnet sich in einem neuen Fenster. 

Registrierung

• Beim ersten Start der Software werden Sie gegebenenfalls nach einer Konfigurations-ID gefragt. Tragen Sie 99010071 ein, damit die beBPo Edition installiert werden kann. Legen Sie zudem einen Nachrichtenordner fest.

Bitte beachten Sie: Die Definition dieses Verzeichnisses ist nur beim ersten Starten der Anwendung möglich.

• Anschließend öffnet sich eine „Visitenkarte“ und ein neues Postfach wird im Verzeichnisdienst angelegt.

Bitte beachten Sie vor dem Ausfüllen die Hinweise im Dokument „Namenskonvention für die Anlage eines besonderen elektronischen Behördenpostfachs“ (zu finden im Downloadbereich des Beitrags Anleitung - Installation und Konfiguration der Client-SoftwareÖffnet sich in einem neuen Fenster).

• Legen Sie in den „Grundeinstellungen“ einen beliebigen Postfachnamen fest.
• Generieren Sie über „Erstellen“ (linke Seite) ein selbstsigniertes Zertifikat. Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie eine selbstgewählte PIN für Ihr Zertifikat festlegen können.
• Klicken Sie abschließend auf „Erstellen“ und speichern Sie das Zertifikat lokal auf Ihrem Gerät (PC oder Laptop) sicher ab. Merken Sie sich die PIN.

Hinweis: Seit dem 1. Januar 2024 müssen Postfachzertifikate eine Schlüssellänge von mindestens 3000 Bit besitzen. Andere Zertifikate sind nicht mehr gültig und müssen erneuert werden. 

• Geben Sie die PIN erneut ein und bestätigen Sie mit „OK“. Dadurch wird das Postfach im Verzeichnisdienst hinterlegt.

Bitte beachten Sie: Ihr Postfach ist an dieser Stelle noch nicht freigeschaltet. 

Authentifizierung

Nachdem das Postfach eingerichtet wurde, muss es noch von der hessischen beBPo-Prüfstelle, verortet in der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD), freigeschaltet beziehungsweise aktiviert werden. Sie identifiziert die Behörde oder juristische Person des öffentlichen Rechts und kontrolliert die angegebenen Daten auf ihre Richtigkeit. Dazu wird eine Anfrage auf Freischaltung an die beBPo-Prüfstelle gesendet. Das Antragsformular zur Freischaltung sowie eine Anleitung zum Ausfüllen als auch die verschiedenen Adressen zum Einreichen des Dokuments finden Sie im Beitrag Anleitung - Ausfüllen des AntragsÖffnet sich in einem neuen Fenster

Ist alles korrekt, wird das beBPo im Verzeichnisdienst, dem sogenannten SAFE-System der Justiz bestätigt. Der SAFE-Verzeichnisdienst ermöglicht die eindeutige Identifizierung eines beBPos sowie dessen nutzender Person. Außerdem ist die Aufnahme in das SAFE-System nötig, um andere beBPos finden und adressieren zu können, ähnlich eines Adressbuchs. 
Bitte beachten Sie: Sie erhalten nach der erfolgreichen Freischaltung außerdem ein temporäres Kennwort von der Prüfstelle für die Erstellung eines VHN-Zertifikats.

Als letzter Schritt ist das Einfügen eines VHN-Zertifikats für die Nutzung eines beBPos nötig. VHN steht für „Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis“ und ist ein Softwarezertifikat, das die Herkunft der Nachricht aus einem beBPo bestätigt. Es dient somit der Sicherheit der Kommunikation.

Eine ausführliche und aktuelle Anleitung zur Erstellung des VHN-Zertifikats finden Sie im Beitrag Anleitung - Einbindung des vertrauenswürdigen Herkunftsnachweises (VHN)Öffnet sich in einem neuen Fenster der Homepage Das besondere elektronische BehördenpostfachÖffnet sich in einem neuen Fenster des Hessischen Ministeriums für Digitalisierung und Innovation (HMD).

Im Folgenden haben wir Ihnen die Schritte zusammengefasst:

• VHN-Zertifikat erstellen

beBPo-VHN-Zertifikate können über eine  Web-Anwendung auf der Seite der BundesnotarkammerÖffnet sich in einem neuen Fenster erstellt werden. 
Wählen Sie „Zugang für EGVP-Nutzer anfordern“. Als Benutzername ist die Nutzer-ID (auch SAFE-ID genannt) des Postfachs anzugeben. Diese finden Sie in Ihrem Postfach über den Menüpunkt „Server“, dann „Verzeichnisdienst“. 
Es öffnet sich das Fenster „Einstellungen des Verzeichnisdienstes“. Dort ist Ihre Nutzer-ID angegeben. Sie beginnt in der Regel mit „DE.Justiz.[…]“ Das temporäre Kennwort wurde Ihnen in der Eintragungsbenachrichtigung mitgeteilt. 
Bitte beachten Sie: Die Erstellung dieses Zertifikats ist erst dann möglich, wenn alle anderen Schritte zur Einrichtung eines beBPo abgeschlossen sind.

Legen Sie, wie auch für Ihr Postfachzertifikat, eine PIN beziehungsweise ein Passwort fest und laden Sie das Zertifikat anschließend herunter.   

Speichern Sie es lokal und sicher und merken Sie sich das Passwort.

Hinweis: Wie auch das Postfachzertifikat, muss das VHN-Zertifikat seit dem 1. Januar 2024 eine Schlüssellänge von mindestens 3000 Bit besitzen. Andere Zertifikate sind nicht mehr gültig und müssen erneuert werden.

Zuletzt muss das Zertifikat in das Postfach eingefügt werden.

• Öffnen Sie Ihr beBPo, klicken Sie auf „Optionen“ und anschließend auf „Transportsignatur Einstellungen“.
• Über „Auswählen“ suchen Sie Ihr VHN-Zertifikat aus. Setzen Sie einen Haken bei „Ja, beim Versenden soll eine Transportsignatur angebracht werden. Diese Transportsignatur bestätigt die Herkunft der Nachricht (Herkunftsnachweis)“.
• Ist das Zertifikat in das Postfach eingebunden, wird es automatisch bei jedem Nachrichtenversand beigefügt und maschinell geprüft.

Die Einrichtung Ihres beBPo-Postfachs ist nun abgeschlossen und Ihr beBPo ist einsatzbereit.

Umwandlung eines EGVP-Postfachs in ein beBPo

Möchten Sie Ihr bereits vorhandenes EGVP-Postfach in ein beBPo umwandeln, lesen Sie dazu bitte den Hinweis im Beitrag Anleitung - Installation und Konfiguration der Client-SoftwareÖffnet sich in einem neuen Fenster

Die Einrichtungsschritte entsprechen, bis auf die Möglichkeit des Im-/Exports des Postfachs, denen der Neueinrichtung, welche im obigen Abschnitt zu finden sind. 

Versand einer Nachricht oder eines Dokuments über Ihr elektronisches Postfach

• Öffnen Sie hierzu Ihr Postfach und melden Sie sich an.
• Suchen Sie im SAFE-Verzeichnisdienst nach der gewünschten Empfängerin beziehungsweise dem gewünschten Empfänger (Gerichte = EGVP-Postfächer, andere elektronische Postfächer = beA, beN, beBPo, beSt).
• Erstellen Sie eine Nachricht und senden Sie diese ab.