Hinweise für den Versand von elektronischen Dokumenten

Benennung der Dokumente 

Die Dokumente werden, je nachdem zu welcher einreichenden Gruppe Sie gehören, über Ihr entsprechendes Postfach eingereicht. Dabei gelten für alle Postfächer folgende Regeln zur Benennung der einzureichenden Dokumente:

• Der Name der einzureichenden Datei beziehungsweise des einzureichenden Dokuments darf, inklusive Dateiendung, nur 90 Zeichen lang sein.
• Zulässig sind nur Buchstaben des deutschen Alphabets sowie die Umlaute Ä, Ö, Ü und ß. Zudem dürfen alle Ziffern und die Zeichen „Unterstrich“ und „Minus“ genutzt werden.
• Punkte sind nur als Trennzeichen zwischen dem Dateinamen und der Dateinamenserweiterung zulässig.
• Keine Sonderzeichen inklusive Leerzeichen

Um Verwechslungen auszuschließen, ist eine sinnvolle und eindeutige Benennung der einzureichenden und gesendeten Dateien hilfreich. Zum Beispiel die klare Zuordnung zu dem Verfahren. Damit bei mehreren Verfahren, die vom selben Gericht bearbeitet werden, eine Übersichtlichkeit gegeben bleibt, kann es sinnvoll sein, je Verfahren separate Nachrichten zu senden beziehungsweise die Dokumente einzeln einzureichen. Wenn bereits bekannt, kann das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden und auch bei Anhängen ist eine einheitliche und sinnvolle Nummerierung hilfreich.

Beachten Sie hierzu auch die Bekanntmachungen zum Elektronischen Rechtsverkehr auf dem Justizportal des Bundes und der Länder: Justizportal des Bundes und der Länder: Elektronische Kommunikation im Bereich der JustizÖffnet sich in einem neuen Fenster

Entscheidungen zur Benennung können Sie dem als Download verfügbaren Beschluss des Bundesgerichthofs vom 31. August 2023 entnehmen:

Beifügen eines Datensatzes im XML-Format

Zusätzlich zu dem elektronisch eingereichten Dokument soll bei jeder EGVP-Nachricht ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format beigefügt werden. Die sogenannte XJustiz-Nachricht. Dieser Strukturdatensatz soll sogenannte Metadaten wie zum Beispiel Absender und Empfänger der Nachricht sowie den Betreff beinhalten. Dadurch wird die Grundlage geschaffen, dass alle am elektronischen Rechtsverkehr Beteiligten die übermittelten Daten lesen und verarbeiten können, unabhängig davon, welches Programm/Software verwendet wird. Der Datensatz wird in der Regel von der jeweiligen Software der Postfächer erstellt. Dies ist allerdings nicht immer standardmäßig eingestellt, je nach Software muss dies in den Einstellungen angepasst werden. Gegebenenfalls kann der Datensatz auch selbst erzeugt und manuell beigefügt werden. Informieren Sie sich bitte bei der Stelle, die Ihnen die Software zur Verfügung stellt. 

Mehr zu XJustiz erfahren Sie auf der Seite „ XJustizÖffnet sich in einem neuen Fenster“ und unter § 2 ERVV - Anforderungen an elektronische DokumenteÖffnet sich in einem neuen Fenster

Informationen zu Besonderheiten in Bezug auf die Bezeichnung sowie die XJustiz-Nachricht in Registersachen und Grundbuchsachen finden Sie auf der Seite „ Elektronischer RechtsverkehrÖffnet sich in einem neuen Fenster“ des Hessischen Ministeriums für Justiz und den Rechtsstaat und den dortigen Stichpunkten „Besondere Bestimmungen in Registersachen“ sowie „Besondere Bestimmungen in Grundbuchsachen“. 

Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis (VHN)

Der VHN dient zum Nachweis, dass eine Nachricht aus einem bestimmten Postfach (zum Beispiel beBPo oder beA) versandt wurde und weist nach, dass es sich um einen sicheren Übermittlungsweg (hier vorgestellte Postfächer) handelt. Der VHN basiert auf einem Zertifikat, welches von der Bundesnotarkammer (BNotK) bereitgestellt wird und eingebunden werden kann, nachdem ein entsprechendes Postfach angelegt wurde und dieses im SAFE Verzeichnisdienst freigeschaltet wurde. Durch den VHN erfüllen alle Bestandteile der Nachricht das Schriftformerfordernis und die Nachricht kann der innehabenden Person eines besonderen Postfaches eindeutig zugeordnet werden. Dadurch ist die Nachricht vollständig und unversehrt eingegangen. 

ACHTUNG: Der VHN ist ein Bestandteil des sicheren Übermittlungswegs und gibt Auskunft über die Herkunft einer Nachricht. Der besondere Kommunikationskanal (sicherer Übermittlungsweg) ersetzt die Identifikationsfunktion der Unterschrift. Daher kann bei Nutzung sicherer Übermittlungswege auch auf die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) verzichtet werden, die sonst die eigenhändige Unterschrift im elektronischen Rechtsverkehr ersetzt.

Details zur Nutzung und Einbindung eines VHN in Ihr Postfach, klären Sie bitte mit Ihrer zuständigen IT-Ansprechperson.

Mehr zum Thema Sicherheit finden Sie in der Frage „Wie sicher ist die Datenübertragung?“