Im Folgenden geben wir Ihnen eine Kurzanleitung zur Inbetriebnahme Ihres Postfachs. Weiterführende Informationen haben wir Ihnen noch einmal am Ende dieses Beitrags zusammengestellt.
Lesedauer:5 Minuten
Schritt für Schritt zum beN
Sichere Übermittlungswege
Die Infografik zeigt für jede Personengruppe den dazugehörigen sicheren elektronischen Übermittlungsweg, um mit Gerichten zu kommunizieren. Für Anwältinnen und Anwälte ist der sichere Übermittlungsweg das beA, für Notarinnen und Notare das beN, für Steuerberaterinnen und Steuerberater das beSt, für Behörden das beBPo, für Bürgerinnen und Bürger sowie für Organisationen das eBO und für Privatpersonen ist es das MJP. Da es in diesem Beitrag um Notarinnen/Notare und die Beantragung eines beN geht, sind diese Kacheln rot hervorgehoben. Wollen die hier genannten Gruppen mit den Gerichten in Kontakt treten, um z. B. etwas einzureichen, so senden Sie ihre Nachrichten/Dokumente über ihr jeweiliges elektronisches Postfach (den sicheren Übermittlungsweg). Die Gerichte wiederum antworten aus ihrem eigenen Postfach heraus an die Personengruppen zurück. Die gesamte Kommunikation mit den Gerichten bzw. mit der Justiz findet also über die hier in der Mitte aufgelisteten Postfächer statt.
Übersicht der sicheren Übermittlungswege, im Fokus beN.
Voraussetzung, Installation und Inbetriebnahme
Maßgeblich für die Einrichtung eines beN ist die im Notarverzeichnis eingetragene Amtstätigkeit. Wurde die Amtstätigkeit im Notarverzeichnis durch die örtlich zuständige Landesnotarkammer eingetragen, kann die nutzende Person das Postfach einrichten und aktivieren. Bei gleichzeitiger Ausübung mehrerer Amtstätigkeiten, beispielsweise wenn eine Notarin oder ein Notar neben der eigenen Amtstätigkeit zur Notariatsverwalterin oder zum Notariatsverwalter bestellt ist, wird je Amtstätigkeit ein beN eingerichtet.
Anschließend installieren Sie die XNP-Anwendung. Hierbei handelt es sich um die benötigte Software für die Nutzung des beN-Postfachs. Eine ausführliche Anleitung zur Installation dieser Anwendung finden Sie im Beitrag „Installation der AnwendungÖffnet sich in einem neuen Fenster“ auf der Homepage der Bundesnotarkammer.
Registrierung
Für die Registrierung und Authentifizierung im beN-Postfach benötigen Sie eine eigene Signaturkarte sowie ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3, welches über eine Tastatur und ein eigenes Display verfügt. Schließen Sie nun Ihr Kartenlesegerät an Ihren Computer an und stecken Sie Ihre Signaturkarte in dieses ein.
Starten Sie die XNP-Anwendung und loggen Sie sich über „Anmeldung mit Signaturkarte“ein.
Legen Sie nun einen XNP-Datenordner fest. Dieser Ordner dient der Ablage von gemeinsamen Dokumenten, Vorgängen und beN-Nachrichten und muss zwingend eingerichtet werden. Im Beitrag „XNP-DatenordnerÖffnet sich in einem neuen Fenster“ auf der Seite der Bundesnotarkammer finden Sie weitere Informationen.
Aktivieren Sie jetzt Ihr Postfach über die „beN Einstellungen“ und „Aktivieren“
Bitte überprüfen Sie Ihre Daten auf Richtigkeit. Sollten Sie Abweichungen feststellen, melden Sie sich bitte bei Ihrer zuständigen Notarkammer.
Vergeben Sie nun eine selbst gewählte, sechsstellige Postfach-PIN über „Postfach aktivieren“ Bitte beachten Sie: Der Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, brechen Sie diesen nicht ab.
Authentifizierung
Mit erfolgreicher Aktivierung Ihres Postfachs erscheint am Ende ein Fenster mit dem Hinweis „Postfachzertifikat exportieren“. Das bedeutet, dass während der Aktivierung Ihres Postfachs automatisch ein Postfachzertifikat erstellt wurde, welches Sie für die Nutzung Ihres beN benötigen. Speichern beziehungsweise exportieren Sie dieses Zertifikat lokal auf Ihren PC.
Im letzten Schritt müssen Sie das Zertifikat in Ihr Postfach einbinden. Dafür klicken Sie in den beN-Einstellungen auf der rechten Seite auf „Importieren“. Wählen Sie Ihr Zertifikat aus und beenden Sie den einmaligen Import mit der Eingabe der PIN, die Sie während des Registrierungsvorgangs des Postfachs selbst vergeben haben.
Anschließend ist das beN für den Versand und Empfang von Nachrichten bereit.
Die Bundesnotarkammer stellt Ihnen unter den folgenden Links eine vollständige Anleitung zur Inbetriebnahme Ihres beN, weiterführende Informationen in Zusammenhang mit dessen Nutzung sowie allgemeine Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr zur Verfügung.
Versand einer Nachricht oder eines Dokuments über Ihr elektronisches Postfach
Öffnen Sie hierzu Ihr Postfach und melden Sie sich an.
Suchen Sie im SAFE-Verzeichnisdienst nach der gewünschten Empfängerin beziehungsweise dem gewünschten Empfänger (Gerichte = EGVP-Postfächer, andere elektronische Postfächer = beA, beN, beBPo, beSt).
Erstellen Sie eine Nachricht und senden Sie diese ab.
Quelle: Eigene Darstellung (IT-Stelle der hessischen Justiz), enthält Icon made by DinosoftLabs from www.flaticon.com/free-icons/padlock, Icon made by afif fudin from www.flaticon.com/free-icons/email, abgerufen am 08. 05. 2025, ilyaliren/iStock/GettyImages Plus, abgerufen am 29. 05. 2025.
